Kraften i det informella ledarskapet

Jag har under hösten hållit kurser i det informella ledarskapet för assistenter, teamledare, administratörer, m.fl.  Det har varit intressant och tankeväckande att få ta del av allt som krävs i den rollen.

Rollen som assistent/administratör kan innehålla det mesta och det krävs en duktig uppsättning förmågor och egenskaper för att lyckas. Av någon anledning är de flesta kvinnor.

En saxning ur ett par platsannonser beskriver vad arbetsgivarna vill se:

Utpräglad lagspelare, har lätt för att anpassa dig till olika situationer och människor, en professionell attityd. För att passa in i kulturen ett strukturerat och serviceinriktat arbetssätt, du vill bidra till en god stämning på kontoret.En god koordineringsförmåga, trivs med att arbeta i högt tempo,god problemlösningsförmåga.

Agera stöd, samtidigt inte är rädd för att ta egna initiativ. Som person ser vi att du är stresstålig, lyhörd och van att arbeta med flera projekt/uppgifter parallellt. Du är proaktiv, har en god beslutsförhet, prioriteringsförmåga och flexibilitet.  Social lagspelare med hög servicekänsla.

Skulle du kunna leva upp till alla de önskemålen samtidigt? Inte jag i varje fall.

(Du som är bekant med DISC ser att här vill man ha någon som är stark i alla färgerna…)

Som assistent/administratör/koordinator måste man ibland kliva in och göra sådant som chefen ibland inte hinner, vill, kan eller vågar göra. Man är en spindel i nätet och möter och påverkar med sitt sätt många människor varje dag. Det är då det behövs ett gott informellt ledarskap.

Vad behövs då för att kunna leda utan att vara chef (men ändå få utföra vissa chefsuppgifter), att vara en god informell ledare?

Några saker som jag tycker är viktiga och som de som går kursen bl.a utvecklar sig i är

• Tydlighet – både mot sig själv och i kommunikationen med andra
• Kunskap om egen beteende- och kommunikationsstil
• Förmåga att bygga förtroende
• Vara en god lyssnare och ställa relevanta, ofta öppna och coachande, frågor
• Att själv vara i balans, inte sprida dåliga vibbar eller stress
• Kunna ge konstruktiv feedback när det behövs
• Sätta tydliga mål som känns meningsfulla

Ett par utvikningar:

 Tydlighet

 Tydlighet mot sig själv handlar om att vara klar över vad som är viktigt för en själv, vad man står för och vilka värderingar man har så att man genom det kan göra aktiva val utifrån sig själv och också bli tydlig i kanterna för andra. Vi giller personer som är jordade och trygga i sig själva.

Tydlighet mot andra handlar bl.a om att använda ”jag-budskap” i stället för linda in det i ”man” eller ”vi”. Det gör att andra inte behöver gissa eller göra antaganden. Jag-budskap gör att man kliver fram och tar ställning. Det är också genom att t.ex säga ”Jag vill gärna tala till punkt” i stället för ”Du lyssnar inte på mig!” man kan undvika onödig konfrontation.

Tydlighet handlar också om att dra gränser, kunna säga ja eller nej, så man inte drunknar i allt man tror är superbråttom.

Den egna beteende- och kommunikationsstilen

Genom att förstå sin egen stil kan man öka man kunskapen om hur den påverkar andra och genom det anpassa stilen när så behövs. Den ökade förståelsen ökar också medvetandet om de mindre trevliga beteendena vi visar upp när vi är pressade eller trängda. För att tona ner dem kan vi, om det möjligt, antingen försöka undvika vissa risksituationer eller skaffa oss strategier för att hantera dem. Kanske blir vi också mer toleranta mot andra när vi förstår att även de då och då visar sina sämre sidor, men att det mest beror på stress eller andra omständigheter, inte på oss.

Förmåga att bygga förtroende

 De vi har förtroende för lyssnar vi på, vi uppskattar deras feedback och råd. Feedback från de vi inte har förtroende för kanske vi mest ser som gnäll, kritik eller översitteri.

Vad gör att vi får förtroende för vissa personer men inte för andra? Det finns ett antal beteenden som vi gärna vill se:

• Vara ärlig, rak och tydlig i kommunikationen
• Visa respekt
• Erkänna fel, ta ansvar för dem och göra något åt dem
• Visa lojalitet
• Göra det man sagt man ska göra
• Leverera resultat, göra sitt bästa
• Vara närvarande och lyssna
• Coacha och delegera, ge ansvar

Vi gillar andra som ser oss, bekräftar oss och betraktar oss som hela, kapabla och med en vilja att göra skillnad.

Låter det intressant?

De färdigheter jag beskriver är ju inte viktiga enbart för informella ledare. De är ju bra för oss alla i vårt personliga ledarskap och i umgänget med andra människor.

Är du intresserad av kursen för egen del eller för andras räkning, hör gärna av dig. Den ges antingen som öppen kurs via en kursarrangör eller som en kundanpassad variant.

Tack för att du läste ända hit.